除了簽署效率,管控成本是企業組織選擇電子合同模式的又一重要原因……

合同管理,企業“甜蜜的痛苦”

隨著業務發展與企業規模擴張,簽合同逐漸成為企業“甜蜜的痛苦”。

一方面,業務發展使合同簽署與管理需求增加,企業不得不在合同管理與印章管理環節增加更多精力與人力;另一方面,隨著企業規模的不斷擴張,多點生產、異地協同的經營模式增加了企業簽合同、管合同的難度。

此外,隨著互聯網技術對企業經營的影響,以電商平臺為代表的網上簽署合同需求與日俱增,遠程、分散、量大,使企業在紙質合同簽署與管理模式之下面臨巨大的成本壓力:

人力成本:紙質合同自簽署到歸檔,需人為操作、跟進,使人力資源利用率降低;

時間成本:以審批、打印、蓋章、寄送為主的文件用印和寄送流程占據較長時間;

能耗成本:紙張、寄送、倉儲等環節耗費成本,隨經營年限增加成本也隨之增加;

……

電子合同,合同管理的“連接器”

合同管理,不僅指合同自簽署到歸檔全生命周期的管控;同時,還指以合同為核心、連接企業內部各級人員、各類印章使用與管控的合同管理與印章管理體系。

與傳統的紙質合同各環節相對孤立相比較,契約鎖電子合同以合同為中心,實現了合同管理體系各個要素緊密相連,從而實現降本、提速。

一、電子合同連接合同管理各環節

1、紙質合同管理各環節如何流轉:

線上審批:業務人員線上發起合同,經審批確認無誤后,打印為紙質合同;

線下蓋章:印章管理員線上接收用印流程、線下接收紙質合同,經比對兩者內容一致后蓋章;

寄送與歸檔:線下寄送蓋章,至雙方均蓋章后各自歸檔。

紙質合同流轉不足:

線上+線下的管理模式需多人協作且流程斷鏈,流轉周期長;文件一致性對比,人力成本、時間成本高。

2、電子合同實現合同管理全生命周期在線化閉環:

借助電子合同簽署與管理平臺,業務人員可實現合同發起審批、意見交換、簽字蓋章、歸檔調閱等全程在線操作。

合同管理電子化流轉閉環:

全程在線:以在線化操作縮短合同簽署各環節的周期,以流程化操作降低溝通成本,解決時間成本與人力成本難管控的問題;

在線流轉歸檔:免去寄送、倉儲、紙張等方面的能耗。

小結:某種程度上,提升效率也是一種成本控制手段,電子合同實現業務環節與合同管理環節無縫對接、全程在線流轉,既是提升業務效率,也是降低成本。

據粗略估算,電子合同應用可實現傳統紙質合同蓋章流程由原先的至少一天,提升為實時簽署,而在線化流轉可由原先需2-3天寄送時間提升為實時簽署與簽收,因而在時間成本上有無法估量的優勢。

二、電子合同實現合同、印章、人員關聯

通常,企業中合同管理與印章管理是孤立存在的,這就意味著企業需要投入雙倍的精力分別管理合同與印章。

電子合同的應用模式可實現合同與印章一體化管理,即對某一印章設置對應可使用的合同分類。例如:設置合同專用章只能用于銷售類合同,則當合同分類為銷售類時,系統則只允許提供合同專用章蓋章權限,而公章、財務章等無法使用。

實現:通過合同與印章一一對應的關系,實現“一人一章”,而該印章對應的電子合同類型也能夠實現統一管理,實現合同與印章統一管控,提升管控效率、降低管理成本。

三、電子合同實現合同與合同互聯

隨著企業經營年限遞增,傳統的紙質合同管理成本也隨之增加。同時,歷史合作伴隨合同變更、合同續約、補充條款甚至合同作廢等多種情況,增加合同調閱、歸檔管理難度。

實現:電子合同應用則實現歷史合同相互關聯,一則合同調閱更快捷,二則合同變更操作時能全面了解歷史合同信息,從而補充完善新條約,以此可以避免合同安全隱患、減少因合同管理不當而導致的糾紛甚至直接經濟損失等。

綜合上述幾點,電子合同這一模式,是企業實現全面、多維管控合同、印章以及人員管理的“鑰匙”,它實現企業由單一“保管合同”向以合同為中心、實現合同、印章、人員體系化管理轉變;為企業全面提升合同管理效率、降低管控成本提供技術支持。